Videokonferencer er et vigtigt mødereskab
Med videokonferenceudstyr kan man mødes, udveksle dokumenter, lave præsentationer og samarbejde, selvom man ikke befinder sig på den samme destination.
Videokonferencer har i snart mange år været et effektivt redskab i erhvervslivet, når der f.eks. skal samarbejdes og træffes beslutninger ift. en opgave selvom man ikke befinder sig på samme sted. Videkonferenceudstyr har ift. telefonmøder den fordel at man tydeligt også kan se de andre mødedeltagere, hvilket minder om det man kender fra det traditionelle møde. Herudover kan man vise livepræsentationer lavet i f.eks. PowerPoint, samt dele dokumenter m.m. Derfor er mødeformen blevet en populær måde at mødes, når man vil spare rejsetid eller have muligheden for at mødes og samarbejde uden at befinde sig på samme sted eller land. Herudover har specielt de senere års udvikling i verden også gjort at videokonferencer er blevet en mere udbredt mødeform, hvorfor rigtig mange mennesker efterhånden har deltaget i videokonferencer.
Det skal du vide om videokonferencer
Videokonferenceudstyr kan defineres som av-udstyr der gør det muligt for folk at mødes digitalt og se og høre hinanden, selvom de ikke befinder sig det samme sted. I de senere år kender man også denne mødeform som virtuelle- eller online møder.
Fordele ved brug af videokonfernceudstyr
Som beskrevet kan der være flere fordele ved at benytte sig af videokonferenceudstyr.
- Deltagere kan nemt mødes på tværs af destinationer.
- Det sparer rejsetid og udgifter.
- Man kan både se og høre de andre mødedeltagere.
- Man kan lave præsentationer.
- Man kan dele dokumenter.
Derfor er videokonferencer blevet et godt og effektivt supplement til det fysiske møde. Det er specielt effektivt, hvis teams arbejder på tværs af destinationer eller ikke har mulighed for at mødes fysisk. Der kan dog også være udfordringer ved videokonferencer.
Udfordringer ved brug af videokonfernceudstyr
Ligesom der kan være klare fordele ved at benytte videkonferenceudstyr kan der selvfølgelig også være udfordringer, som man bør tage højde for. Initielt er det meget vigtigt, at man sikrer sig, at deltagerne har adgang til en god internetforbindelse, så billede og lyd kan nå klart igennem unden afbrydelser. Det er ligeledes vigtigt at deltagerne har adgang til et godt kamera og mikrofon (disse vil oftest være indbygget i bærbare computere, men eksterne enheder kan også vælges). Sørg derfor i god tid inden videkonferencen at tjekke om der er tekniske problemer hos deltagerne, hvis dette er muligt.
Herudover skal der eventuelt tages højde for at mødedeltagere måske befinder sig i forskellige tidszoner. Ligesom man kender det fra et almindeligt fysisk møde er det vigtigt også at planlægge sin videokonference ordentligt. Her kan man f.eks. benytte en dagsorden, udpege en mødeleder / ordstyrer, samt aftale guidelines for hvordan man kommer til orde og hvor meget taletid man har etc. Dette kan selvfølgelig variere ift. om mødet mere er et uformelt arbejdsmøde eller det har mere officiel karakter, hvor der skal træffes vigtige beslutninger.
Hvad er videokonferenceudstyr?
De seneste års udvikling har, som beskrevet, gjort det meget mere almindeligt at afholde videokonferencer også f.eks. kaldet online-møder, virtuelle møder, videomøder m.m. Derfor er definitionen af hvad videkoferenceudstyr er også blevet bredere. Det betyder at man i dag kan afholde videokonferncer vha. flere forskellige typer udstyr. De fleste kender f.eks. videokonferencesoftware som Teams og Zoom. Herudover kan man til videokonferencer også benytte mere professionelt udstyr, såsom kameraer med høj opløsning med zoom og bevægelsesstyring, store led-skærme eller projektorer i f.eks. mødelokaler, så mødeindholdet ikke kun vises på deltagernes computere. Mikrofoner og højttalere i høj kvalitet. Det hele afhænger af mødesituationen og hvor deltagerne deltager fra.
Vi anbefaler nedenstående løsninger
Det lille videomøde:
Skal man blot afholde et mindre videomøde (onlinemøde) vil man oftest gøre brug af digitalt mødesoftware, såsom Microsoft Teams, Zoom, Google Meet, Webex Meetings m.fl. Skal man bruge tolkning eller afstemning kan Teletech integrere dette i mødet også.
Det mellemstore og store videomøde
Almindeligt mødesoftware kan ofte facilitere rigtig mange deltagere. Derfor er det mere et spørgsmål om hvordan man vil nå sine deltagere, når man taler størrelser ift. video-/online møder. Såfremt man ønsker at afholde et videomøde, der skal nå mange deltagere kan man f.eks. benytte sig af professionelt av-udstyr, samt en av-produktion. AV-udstyret kan f.eks. bestå af kamera- og streamingudstyr til at skabe livestreamning af talere, samt evt. panelbord. Herved kan der fokuseres på den der har ordet m.m. Der kan også laves titelskiltning, indsættes logoer, samt pæne overgange imellem billeder. Ønsker man andre værktøjer såsom afstemning og tolkning kan dette også integreres i produktionen.
Hvilke fordele er der ved en professionel videokonferenceproduktion?
Som beskrevet er der i dag rigtig mange typer software der gør det muligt nemt at afholde gode videokonferencer. Dog kan der være situationer, hvor mødearrangøren ønsker en mere professionel produktion af deres videokonference.
Professionel av-produktion til din videokonference
Såfremt du som mødearrangør ønsker en mere professionel av-produktion af din videokonference kan Teletech hjælpe dig.
For os handler det altid om at vores av-udstyr og teknikerassistance skaber den bedste mødesituation for kunden. Ved videokonferencer tilbyder vi en professionel av-produktion, der f.eks. vil blive bygget ovenpå allerede velkendt software som Microsoft Teams og Zoom. Fordelen er at softwaren er velkendt, så mange mødedeltagere kan allerede bruge den uden at skulle igennem en stejl indlæringskurve.
Streamning og vMix produktion
AV-produktionen kan bestå af professionel streamingproduktion, hvor vi vha. streamingsoftwaren vMix kan skabe alt fra billedovergange til titelskiltning m.m.
Kameraproduktion
Vi tilbyder også kameraproduktion bestående af et eller flere manuelt eller fjernstyrede kameraer, hvilket sikrer skarpe billeder og det rette fokus.
Tolkning
Såfremt du har behov for tolkning til din videokonference kan vi integrere en løsning til fjerntolkning til din videokonference. Denne leveres vha. en app. Vores teknikere indstiller de valgte sprog, hvorefter mødedeltagerne kan bruge deres mobiltelefoner som modtagere.
Afstemning
Skal der stemmes om vigtige punkter ved din videokonference så er dette heller ikke et problem. Vores av-teknikere kan være behjælpelige med opsætning af afstemningssystem, samt betjening og vi tilbyder flere forskellige systemer.
Hvad vi tilbyder til videokonferencer og hybridmøder.
Behovet for av-udstyr til videokonferencer varierer selvfølgelig meget ift. om du blot vil afholde et simpelt online møde imellem nogle få deltagere eller har behov for en mere avanceret av-produktion til din videokonference eller hybridmøde.
Her er hvad vi f.eks. kan tilbyde til din videokonference eller hybridmøde
- God video- og lydkvalitet fra etableret og velafprøvet software
- Individuel deltagerregistrering.
- Talerlister.
- Taletids-ur (speech timer).
- Parlamentarisk afstemning – ja, nej og undlad at stemme.
- Avanceret afstemning og afstemningsvisualisering med yderligere svarmuligheder.
- Delegerede og talere kan præsentere deres emner ved hjælp af velkendt præsentationssoftware som f.eks. PowerPoint.
- Professionel streamingproduktion fra Teletech, der efterligner de kendte virkelige mødesituationer (paneldiskussioner, videopræsentationer, PIP, logo-integration, tekstlinje og andre præsentationsmuligheder)
- Optagelser og produktion af videomateriale fra mødet, der derefter kan distribueres til video-on-demand på dit website mv.
- Nem integration af fjerntolkning, da vi bruger Congress Rental Network RSI-løsningen, som mange tolke allerede kender.
- Tolke kan arbejde hjemmefra via deres bærbare computere eller i tolkebokse i hubs rundt om i verden, ved hjælp af Bosch tolkeanlæg.
- Enkel integration af Congress Rental Network løsningen (RSI), ved hjælp af et simpelt on-screen-plugin, som giver en let adgang til sprogvalg for mødedeltageren.
- Flere sprog – Løsningen giver mulighed for understøttelse af op til 100 sprog, hvilket sikrer, at der ikke er manglende kapacitet ved store virtuelle konferenceopsætninger.
- Service på flere niveauer. Vores teknikere opsætter, betjener og overvåger løsningen under det virtuelle møde og sikrer, at alt kører problemfrit.
- Vores teknikere leverer også service til tolkene og hjælper dem med deres bærbare computere eller lydudstyr. Hvis de placeres eksternt, kan vores teknikere guide dem over internettet i god tid inden mødet.
Kontakt os for mere information
Læs også vores guide om streaming & hybridmøder
