Guide & tjekliste: Streaming & hybridmøder

I denne guide kan du læse mere om streaming og hybridmøder fra Teletech. Du kan også læse om de nyttige virtuelle værktøjer vores systemer tilbyder og glem ikke at se vores nyttige huskeliste. God fornøjelse.

Hybridmøder er kommet for at blive

Muligheden for at afholde hybridmøder har eksisteret i mange år, men de senere års udvikling har for alvor sat fokus på mulighederne ved at koble det fysiske møde med fysiske mødedeltagere og oplægsholdere sammen med online deltagere og oplægsholdere. Dette er muligt ved hjælp ad den rette streamingløsning, samt den rigtige fysiske av-løsning kombineret med en række smarte virtuelle mødefunktioner.

Hvordan vi definerer et hybridmøde
For os er et hybridmøde et møde, konference eller event, hvor man kombinerer et (eller flere) fysiske venues og mødedeltagere med online deltagere vha. streaming. Streaming bruges både imellem de forskellige venues (hvis der er flere) og til at sende mødet videre til de mange online-deltagere.

Streaming er en central del
Streaming er derfor en helt central del, når man taler hybridmøder, da det er denne der gør det muligt at forbinde det fysiske møder eller konference med online delen. Længere nede kan du læse mere om streaming.

Virtuelle værktøjer til online-deltagerne
samt vores virtuelle mødeværktøjer, der gør det muligt for online deltagerne at deltage, næsten som var de tilstede ved konferencen. De kan f.eks. benytte afstemning, holde oplæg og modtage tolkning på deres foretrukne sprog

AV-løsninger og tolkning på det fysiske venue
Som beskrevet er der altid koblet et fysisk venue på et hybridmøde. Her skal der bruges av-udstyr som man kender det fra det traditionelle møde og også her kan Teletech hjælpe dig med det rette av-setup også – præcis som vi gjort i over 30 år.

Streaming – nå et bredere publikum

Med livestreaming, fra konferencer, møder og events, kan du nå ud til flere end de fysiske deltagere. Dette øger kendskabsgraden til dit arrangement og giver samtidig mulighed for, at dele viden med dem, der ikke kan deltage fysisk. En anden klar fordel ved streaming er, at budskabet formidles klart via billede og lyd.

Små & store streamingproduktioner
Teletech tilbyder alt fra den mindre streamingproduktion fra et mindre møde, hvor der måske ikke er behov for mere end et kamera til en fast billedindstilling af oplægsholdere til langt større løsninger til f.eks. konferencer. Her benyttes der ofte flere kameraer, til at dække en hel konferncesal, samt skabe de helt rigtige billedproduktioner af oplægsholdere, panelbord og konferencedeltagere med mere.

Streamingen integreres på website
Streamingsignalet kan vises på dit hybridmødes eget website vha. en iframe (ramme, der integreres på website). Alt hvad der behøves er, at den ansvarlige webmaster inkluderer en lille mængde html kode på den ønskede side.

Såfrem dit arragment ikke har et eget website, så formidler Teletech en (eller flere, hvis der f.eks. er flere parallelle oplæg) webadresse, hvor online-deltagerne kan se streamingen via deres computer, tablet eller smartphone.

Den rette branding – titelskiltning, side-by-side præsentationer m.m.
Du har mulighed for at brande dit streamingen med dit eller arrangementets logo på skærmen, ligesom der selvfølgelig er mulighed for at producere titelskiltning til oplægsholderne, præcis som man kender det fra tv-produktioner.

Der kan også produceres PowerPoint side-by-side, hvor speaker ses i den ene side af skærmen og en forstørret udgave af speakerens PowerPoint (eller Keynote m.m.) ses i skærmens anden side. Teletech sørger ligeledes for en professionel billedproduktion med pæne billedovergange, hvis der bruges flere kameraer.

Video on demand (VOD)
Ligesom man kender det fra de mange film- streaming-tjenester, så kan live streamingen også lagres, så den kan ses på et senere tidspunkt. Herved opnås muligheden for at nå et endnu bredere publikum. Ligesom med streaming tilgås VOD ved en given url. Ved VOD kan dine videoer også brandes med f.eks. konferencelogo m.m. ligesom der kan produceres titelskiltning for spe- akere og PowerPoint side-by-side, hvor speaker ses i den ene side af skærmen og en forstørret udgave af speakerens PowerPoint (eller Keynote m.m.) ses i skærmens anden side.

Tjekliste til leje af livestreaming

  • Hvad har du af fordele ved at benytte streaming? (Streaming skal nå flere deltagere).
  • Hvor mange der skal have adgang til din streaming og hvor i verden de befinder sig?
  • Ønsker du at streame fra flere rum samtidigt eller vil dedikere et rum til streaming? (Ved kon- ferencer m.m.).
  • Kan et kamera, dække det du ønsker, at streame eller er der behov for flere?
  • Er der er behov for flere, ønsker du da en billedproduktion, der minder om tv-produktion? (Med kamerapanorering, glidende overgange imellem billedkilder m.m.).
  • Om du ønsker titelskiltning under speakere med deres navn og titel?
  • Ønsker du et logo på skærmen?
  • Har du har en webmaster, der kan implementere en iframe til streamingen på din, eller kun dens website? (Alternativt kan den lægges på en midlertidig internetadresse).
  • Husk i god tid i forvejen, at formidle overfor interesserede, at de har mulighed for at se strea- ming fra dit arrangement
  • Ønsker du efter arrangementet, at både de fysiske deltagere og fjerndeltagere skal have ad- gang til din streaming vha. Video on demand (VOD) og i hvor lang tid?
  • Ønsker du at få streamingen udleveret på et lagermedie efter arrangementet og skal den leveres, som en eller flere filer? (Alt efter arrangement).

Interaktion: Smarte virtuelle mødefunktioner

Hos Teletech KonferenceKommunikation kan vi tilbyde dig professionelle virtuelle mødeværktøjer, der giver onlinedeltagerne de samme mødefunktioner som du, dine fysiske delegerede og tolkene allerede kender og er vant til at arbejde med. Det betyder at online deltagerne bl.a kan få adgang til.

Online deltagere kan med vores hybridløsning få adgang til nedenstående via deres pc, mac eller smart-device (via en app):

• God lyd og billeder i HD • Mulighed for afsteming • Audience response • Fjerntolkning • Mulighed for at præsentere • Video on demand optagelser

Kvalitet, service og fleksibilitet

For at online deltagere og de fysiske mødedeltagere kan interagere bedst muligt – med den bedste lyd- og videokvalitet, uden forsinkelse, og med avancerede mødeværktøjer bruger vi Zoom eller Microsoft Teams. Hvis der er behov for fjerntolkning, bruger vi RSI-løsningen (fjerntolkning) fra Congress Rental Network, hvoraf vi er stiftende medlem. Der er mange fordele ved dette. Softwaren er nem at bruge, har avanceret funktionalitet, og de fleste deltagere kender sikkert allerede brugerfladen, 

hvilket betyder at de ikke har en stejl indlæringskurve. Alt vores hardware er professionelt og vores av-teknikere har mange års erfaring.

Vi hjælper dig hele vejen før og efter din begivenhed. Vi tilbyder teknisk support til dine delegerede, talere og tolke i brug af løsningen, så de føler sig sikre og kan benytte de mange interaktionsmuligheder.

Vores teknikere vil konstant overvåge hele løsningen, hjælpe moderatorer og skabe en professionel videoproduktion. Desuden kan vi tilpasse løsningen til dine behov og tilføje funktionalitet til systemet, hvis det er nødvendigt.

Fjerntolkning til dit hybridmøde

Hvis du har brug for fjerntolkning kan dette leveres via Congress Rental Network-software og app. Vores teknikere indstiller de sprog, der er nødvendige til dit møde eller konference, og dine delegerede kan bruge deres mobiltelefoner som modtagere via Congress Rental Network-appen – både hvis de deltager fysisk eller online. Du kan også vælge at tilbyde dine fysiske deltagere de traditionelle BOSCH modtagere og høretelefoner. Vi kan også hjælpe dig med at finde tolke til de sprog, du har brug for.

Fuld integration med Zoom,Teams og WebEX
Bemærk at vores løsning nemt kan integreres i ovenstående systemer, som de fleste i forvejen arbejder med i deres hverdag.

Vores løsning til hybridmøder tilbyder

Fremragende video- og lydkvalitet fra etableret og velafprøvet software.
Individuel deltagerregistrering.
Talerlister.
Taletids-ur (speech timer).
Parlamentarisk afstemning – ja, nej og undlad at stemme.
Avanceret afstemning og afstemningsvisualisering med yderligere svarmuligheder.
Delegerede og talere kan præsentere deres emner ved hjælp af velkendt præsentationssoftware som f.eks. PowerPoint.
Professionel videoproduktion fra Teletech, der efterligner de kendte virkelige mødesituationer (panel- diskussioner, videopræsentationer, PIP, logo-integration, tekstlinje og andre præsentationsmuligheder) Optagelser og produktion af videomateriale fra mødet, der derefter kan distribueres til video-on-de- mand på dit website mv.
Nem integration af fjerntolkning, da vi bruger Congress Rental Network RSI-løsningen, som mange tolke allerede kender.
Tolke kan arbejde hjemmefra via deres bærbare computere eller i tolkebokse på vores/dine kontorer, hvis de foretrækker det, eller i en af vores hubs rundt om i verden, ved hjælp af Bosch tolkeanlæg.
Enkel integration af Congress Rental Network løsningen (RSI), ved hjælp af et simpelt on-screen-plug- in, som giver en let adgang til sprogvalg for mødedeltageren.
Flere sprog – Løsningen giver mulighed for understøttelse af op til 100 sprog, hvilket sikrer, at der ikke er manglende kapacitet ved store virtuelle konferenceopsætninger.
Service på flere niveauer. Vores teknikere opsætter, betjener og overvåger løsningen under det virtu- elle møde og sikrer, at alt kører problemfrit.
Vores teknikere leverer også service til tolkerne og hjælper dem med deres bærbare computere eller lydudstyr. Hvis de placeres eksternt, kan vores teknikere guide dem over internettet i god tid inden mødet.

Interaktion ved hybridmøder

Teletech kan hjælpe dig

Vi har i mere end 30 år leveret av udstyr og tolkeanlæg til nationale og internationale møder, konferencer og events.

Vores teknikere er veluddannede og står for opsætning og betjening.

Såfremt du har spørgsmål eller ønsker at booke av- eller tolkeløsninger er du velkommen til at kontakte os i dag på +45 4492 9800

Lej av-udstyr & Tolkeanlæg

Teletech er totalleverandør af av- og tolkeløsninger. Overvej derfor om du skal bruge andet udstyr til dit arrangement, såsom:

Mikrofonsystemer, kameraproduktion, streaming, projektorer, lærreder, lys, afstemningssystemer eller tolkeløsninger m.m.

Kontakt os i dag omkring din opgave

Du er også velkommen til at ringe til os på +45 4492 9800 med spørgsmål eller forespørgsler.