Det gode digitale møde
Muligheden for at afholde digitale møder er ikke ny, men specielt de seneste års udvikling i verden har gjort, at det for manges vedkommende i større eller mindre grad er blevet en del af hverdagen.
Mulighederne for at mødes, udveksle information og samarbejde digitalt er der mange af og det er nemmere end nogensinde. Digitale mødeformer findes i mange forskellige varianter og under betegnelser som f.eks. virtuelle møder, online møder, webinarer, videokonferencer, webkonferencer, hybridmøder m.m. Mødesoftware til at facilitere digitale møder findes også i flere forskellige varianter og med forskellige muligheder. Men helt grundlæggende definerer vi her et digitalt møde, som en digital formidling af billede, lyd og indhold imellem deltagere, der ikke fysisk befinder sig på samme sted eller i hybridvariationen (hybridmøde), hvor nogle mødedeltagere er samlet fysisk på et venue, imens andre mødedeltagere deltager via deres computer og talere f.eks. deltager via et streamingsetup fra en anden lokation. Denne mulighed for, at mødes lige meget hvor man befinder sig, kan være en stor fordel, da man kan spare rejsetid og udgifter ift. hvis man skulle arrangere det samme møde på et fysisk venue. Dog rummer den digitale mødeform også en række udfordinger, da måden man mødes digitalt på, ikke er den samme, som at mødes og samarbejde i det fysiske rum.
Afdæk dit digitale mødebehov
Det er nemt at mødes digitalt i dag. Alt hvad det kræver er en computer, tablet eller smartphone og mødesoftware eller app. Det er dog vigtigt at tage højde for, at kommunikationsformen foran en skærm er anderledes end den man kender fra det fysiske møde.
For at det digitale møde kan blive en succes, så skal av-teknikken være i orden, ligesom der skal tages højde for mødelogistikken. Sørg derfor at afdække følgende:
- På hvilken mødeplatform skal mødet finde sted?
- Er lyd og billede i orden imellem deltagerne?
- Er det nemt for eventuelle talere at vise deres præsentation m.m.?
- Hvad er der af muligheder for at udveksle dokumenter hvis nødvendigt?
- Befinder mødedeltagerne sig i forskellige tidszoner?
- Er der sproglige barrierer, der skal tages højde for, så der skal integreres traditionel simultantolkning eller fjerntolkning (via internettet).
- Skal hele eller dele af mødet evt. streames? (kan være relevant ved f.eks. hybridmøder).
- Hvis der skal laves streaming af eksterne talere til et venue, hvem skal da stå for denne produktion?
- Skal der stemmes om vigtige punkter under mødet? Læs om afstemning her.
- Hvem kan hjælpe, såfremt der opstår tekniske udfordringer for deltagerne?
- Hvordan kan man bedst muligt formidle sit indhold og samarbejde digitalt?
Teknologien og av-udstyret skal være i orden
Det siger sig selv at et succesfuldt digitalt møde er afhængigt af at teknikken er i orden.
Hvad kræver et godt digitalt møde?
Ønsker man at afholde et simpelt digitalt møde imellem flere online deltagere, skal der blot vælges hvilken mødesoftware man vil bruge, samt sikre sig at alle deltagere har adgang til denne samt har en stabil internetforbindelse ift. at både lyd og billede kan deles i en god kvalitet. Det er en god ide, at sikre sig disse ting, inden mødet er gået i gang.
Ønsker du derimod et mere avanceret digitalt mødesetup, så er er flere ting du skal sikre dig ift. teknikken og av-udstyr. Her kan der f.eks. være behov for at få produceret live-streaming af talere og lignende fra en given destination. Her skal det afdækkes hvem der skal stå for av-teknikken og produktionen af denne, så dine deltagere kan se denne på en professionel måde.
Hvad er et hybridmøde?
Ved hybridmøder deltager nogle online og andre deltager fysisk på et udvalgt venue (mødested), hvorfor det er vigtigt at afdække om der er en god stabil internetforbindelse, samt om der er behov for streaming- og av-produktion på venuet i forbindelse med mødet. Hvis flere forskellige nationaliteter deltager ved det digitale møde eller fysisk på venuet og der er behov for tolkning , skal teknikken til dette også bestilles og opsættes.
Her kan der vælges fjerntolkning (tolkning via internettet), samt simultantolkning i form af tolkeanlæg og tolke placeret på venuet eller måske en kombination. Da digitale møder, på samme måder som de fysiske, kan sættes op på mange måder er det derfor en god ide at sikre sig at teknikken er i orden, så man er sikker på en succesfuld afvikling af mødet. Læs mere om det av-udstyr vi kan tilbyde til bl.a. hybridmøder her.
Hvad kan Teletech tilbyde ift. digitale møder?
Hos Teletech har vi mange års erfaring med at levere av-udstyr og av-løsninger til mange forskellige typer digitale møder. Vi kan derfor hjælpe dig, hvis du står overfor at skulle arrangere et digitalt møde, der f.eks. kræver:
- Live-streaming produktion af talere og præsentationer
- Afsteming både online eller på selve venuet
- Fjerntolkning på flere sprog til dine deltagere
- AV-opsætning og betjening af av-løsningen på dit valgte venue (ved hybridmøder)
- Optagelser af talere og indslag
Kontakt os i dag
Ikke to møder er ens og der er, som beskrevet, mange forskellige måder at arrangere dem på. Du er derfor altid velkomment til at kontakte os, hvis du har brug for mere viden om det ovenstående eller måske har brug for en av-løsning til dit møde, der ikke er beskrevet ovenfor.
