Den rigtige av-løsning til jeres årsmøde eller generalforsamling
Årsmødet er et vigtigt møde og derfor er det også vigtigt at mødeindholdet præsenteres på en professionel måde.
I denne forbindelse er det vigtigt at man gør sig nogle overvejelser omkring, hvordan man ønsker at formidle mødets indhold til deltagerne. Her vil den rette brug af av-udstyr være med til at sikre optimale billeder og lyd, samt at eventuelle afstemninger og tolkning forløber gnidningsfrit.
Teletech KonferenceKommunikation har leveret av-udstyr og tolkeløsninger til møder og konferencer i ind- og udland i over 30 år. Nedenfor gennemgår vi de forskellige overvejelser man kan gøre sig ift. brug af av-udstyr til årsmødet eller generalforsamlingen.
Sådan planlægger du brug af av-udstyr til dit næste årsmøde
Tænk over hvordan årsmødets dagsorden og præsentationer formidles bedst muligt og hvordan den rette interaktion kan skabes med mødedeltagerne.
AV-Teknikere fra Teletech opstiller en 10 x 3,5 m LED-væg
På mange måder minder denne av-planlægning af et årsmøde om den man benytter, når man planlægger større konferencer. Ved store årsmøder skal der også ofte samles mange deltagere på et større venue, som skal kunne kommunikere klart til og med hinanden.
Det er derfor vigtigt, at man i forbindelse med planlægningen af brug af av-udstyr til årsmødet, overvejer hvordan man bedst kan få formidlet dagsorden, præsentationer, videoer, samt skabe interaktion med mødedeltagerne.
Planlægning, opstilling, betjening og nedtagning
I det følgende gennemgår vi kronologisk de faser, der ligger i at skabe den rigtige av-løsning til årsmødet. Længere nede findes en mere uddybende huskeliste, som vi håber kan hjælpe dig yderligere.
Her gennemgår vi indholdet i punktform i de fire faser, der er med til at sikre den rigtige av-løsning til jeres årsmøde.
AV-planlægning før årsmødet
- Hvilken type av-udstyr kan bedst hjælpe jer med at kommunikere årsmødets indhold til deltagerne?
- Hvem skal stå for indholdet og afviklingen af indholdet?
- Skal der udarbejdes plantegninger over brug af udstyret på venue?
- Skal der foretages en eventuel site inspection, for at sikre at lokaler er egnede til den ønskede av-løsning?
Helt overordnet vil der ofte ved større møder benyttes følgende av-udstyr:
- Scene og backdrop (scenebaggrund): På scenen benyttes f.eks. talerstol, scenemøbler og / eller panelbord.
- Skærme: Projektorer eller LED-væg, LED-fladskærme til f.eks. digital signage.
- Lydudstyr: Lydudstyret skal sikre at tale og lyd høres fuldstændig klart i hele lokalet.
- Belysning: Ved større arrangementer er det en nødvendighed at have den rigtige belysning på scenen og på evt. bannere osv.
- Mikrofoner: Mikrofoner findes i flere forskellige udgaver. Ofte vil der være brug for talerstolsmikrofon, trådløse mikrofoner til talere (og eventuelt deltagere), samt panelmikrofoner (bordmikrofoner).
- Live kameraproduktion: Til visning af talere på enten projektorer eller større LED-væg. Denne kan også bruges til TV-produktion og live-streaming. Optagelse af mødet kan også leveres efter mødet, såfremt man ønsker dette.
- Live-streaming: Man kan vælge at livestreame årsmødet, så flere deltagere kan se med over internettet.
- Afstemning og feedback fra deltagerne: Skal deltagerne nemt kunne komme med input eller foretage afstemninger?
- Tolkning: Er der behov for simultantolkning eller fjerntolkning?
Opstilling af av-udstyret
- AV-teknikere leverer av-udstyret på det aftalte tidspunkt før mødet.
- Herefter opstilles og gennemtestes av-løsningen.
- Når alt er klar kan der eventuelt afholdes prøve, hvis man ønsker dette.
Betjening
- På selve afviklingsdagen for mødet betjener teknikerne av-udstyret og sørger for at løsningen virker som den skal.
- De kan også løbende være behjælpelige med at give talere mikrofon på m.m.
Nedtagning af av-udstyret
- Når årsmødet er vel afholdt nedtages av-udstyret af vores av-teknikere på det aftalte tidspunkt.
Professionel av-rådgivning
Du har sikkert nu allerede gjort dig nogle overvejelser omkring hvilken type av-udstyr der kan benyttes på årsmødet eller også har du allerede erfaring med denne type planlægning i forvejen.
Men såfremt du ønsker mere inspiration eller rådgivning omkring dette er du velkommen til at kontakte Teletech KonferenceKommunikation. Yderligere kan nedenstående huskeliste måske være brugbar for dig:
Tjekliste: AV-udstyr til årsmødet
- Deltagere
Hvor mange deltagere kommer der til årsmødet?
Skal de aktivt kunne deltage i mødet. I så fald hvordan?
– Skal de kunne benytte afstemning?
– Skal dine deltagere kunne sende kommentarer til oplægsholder og til f.eks. storskærme?
– I så fald skal disse sorteres af en moderator?
– Skal der gå en eller flere mikrofoner rundt i salen til spørgsmål?
- Venue
På hvilket venue skal dit møde afholdes?
– Er der tilstrækkelig plads til deltagere og av-udstyr?
– Er der plads til at projektere den billedstørrelse, der ønskes?
– Er der lydmæssige udfordringer? (F.eks. dårlig akustik).
– Hvor meget lys er der i lokalet og kan det dæmpes/skærmes af?
– Findes der allerede av-udstyr på venue der kan benyttes?
– Skal der lejes yderligere av-udstyr og av-teknikere til afvikling?
- Talere og præsentationer
Hvordan skal talere præsentere deres indlæg?
– Skal de stå ved en talerstol på scenen?
– Skal talerstolen have digitalt display (signage) på fronten? (Kan vise konferencelogo, info m.m.)
– Skal de kunne bevæge sig rundt på scenen?
– Skal talere kunne benytte en teleprompter?
- Scene & Backdrop
Skal der lejes scenepodier ind til konstruktion af en eller flere scener?
Hvilket backdrop (scenebaggrund) skal der opsættes? Her kan f.eks. benyttes:
– Et klassisk backdrop bestående af et konstrueret skelet eller truss beklædt med et større print.
– LED-væg, der kombinerer muligheden for at vise et digitalt backdrop, men som også kan bruges som en stor præsentationsflade til Powerpoint, videoer m.m.
– Skal der være panelbord på scenen og eventuelle mikrofoner?
– Skal der opstilles scenemøbler eller dekoration?
- Udstyr til præsentationer
Hvilken type indhold skal der afvikles?
– Dette er typisk PowerPoint / Keynote, videoer og musik.
Skal det være et klassisk projektor-setup med et lærred i hver side af scenen?
Skal der i stedet benyttes en LED-væg, der giver muligheden for en stor sammenhængende præsentationsflade bag scenen?
Skal der benyttes LED-fladskærme?
– Disse kan f.eks. benyttes som infoskærme ved indgange til lokaler eller lignende
– Hvor store skal disse skærme være?
– Hvor kommer indholdet til skærmene fra?
- Belysning
Skal der lejes anden belysning end den der allerede er på venue?
– F.eks. scenebelysning såsom uplights, følgespots, spots m.m.
– Skal man bruge lys andre steder end på scenen? (Ved indgange, i loungeområder, halls, udenfor?)
– Ønsker man mest hvidt lys (almindeligt lys) og / eller skal der også skabes stemning med farvet lys?
– Effektbelysning så som moving heads (bevægelige lamper) m.m.
– Hvilken stemning / effekt ønsker du, at det lejede lys skal skabe? (Skal det f.eks. farvemæssigt underbygge en corporate identity eller lignende?).
- Tolkeanlæg
Hvor mange sprog skal der tolkes imellem?
I hvor mange lokaler skal der benyttes tolkning?
Hvor mange deltagere skal der samlet tolkes til?
Er der plads til tolkebokse i lokalet / lokalerne?
Hvis ikke, er fjerntolkning da en mulighed? Læs mere om fjerntolkning vha. sitets menu.
Skal der bruges hvisketolkeanlæg / tourguideanlæg?
Hvem sørger for at bestille tolke?
- Live-streaming & fjerndeltagere / -talere– Skal der laves live-streamingproduktion fra årsmødet?
– Hvor mange skal der streames til?
– Skal der laves live-streaming til deltagere placeret på andre venues (hvis man har valgt en hybridmødeløsning).
– Skal dem der streames til have mulighed for aktivt at deltage i mødet via deres computer eller smart-enhed?
– Er der eventuelle fjerntalere, der skal kunne præsentere indlæg og lignende vha. streaming til årsmødet?
- Online- (virtuelt) eller hybrid-årsmøde
Såfremt årsmødet afholdes som et hybridmøde kan følgende overvejes:
– Skal der etableres streaming imellem et eller flere venues?
– Vælg en onlineløsning, der nemt giver fjerndeltagere og fjerntalere mulighed for at deltage og præsentere.
– Løsningen skal formidle lyd, billeder og præsentationer klart og være nem at benytte.
– Er der behov for afstemning eller tolkning, så kan dette nemt blive en integreret del af løsningen.
- Tilbehør
Er der behov for PowerPoint / Keynote fjernbetjeninger (PPT-clickere)?
Er der behov for flip-overe med blokke og tuscher til mødesessioner?
Er der behov for taletidsstyring? (Skærm der viser ur, der tæller ned).
Er der behov for poster boards til udstillingsområder?
- Teknikere og betjening
Har du behov for, at teknikere opstiller, betjener og nedtager?
I hvor mange rum skal der være teknikere til betjening?
