Guide & tjekliste: AV-Projektstyring

Hvis du står overfor, at skulle arrangere et møde, en event eller en større konference, så er der nok at tænke på. Herunder overvejelser om brug af av-udstyr. Læs mere her i guiden.

Teletech KonferenceKommunikation A/S

Planlægning

På Teletech kan vi rådgive dig om, præcis hvilken type udstyr, der skal bruges, for at gøre dit arrangement til en succes. Når du henvender dig, lytter vi til dine ønsker for arrangementet og planlægger herefter, hvordan vi kan supportere med det rigtige av-udstyr. Der er selvfølgelig stor forskel på, hvor meget projektstyring, der er behov for ved de enkelte opgaver.

Er der tale om mindre opgaver aftales det typisk blot, hvilken type udstyr der er brug for, leveringstidspunkt og om vores teknikere skal afvikle m.m. Men er der tale om større events og konferencer, kan der efter behov, kobles en av-projektleder på opgaven.

Der kan imidlertid godt være nogle af de samme overvejelser, mht. brugen af av-udstyr ved det lille arrangement, som der er ved det store. Vi vil i det følgende skitsere, hvad der er værd at overveje i forhold til brugen af av-udstyr og vores tekniske projektstyring.

AV-projektstyring

Når du kontakter os, lytter vi til dine visioner for dit arrangement og kan hurtigt lave en analyse af dine behov for teknisk udstyr, med en efterfølgende løsning. Herefter vil vores teknikere (med mindre andet er aftalt) opstille, betjene og nedtage udstyret, så du ikke skal bekymre dig om teknikken.

Ved de mindre opgaver
Mindre møder og events kræver ofte ikke store udstyrspakker. Derfor er projektstyringen i denne forbindelse også mere begrænset end ved de større opgaver. Den består derfor ofte i at afklare et simpelt udstyrsbehov (og eventuelt at komme med yderligere forslag til udstyr, der f.eks. kan højne interaktionen eller kommunikationen med deltagerne ved arrangementet). Herefter opstiller, betjener og nedtager vi udstyret. Ved nogle af disse opgaver ønsker du måske selv at varetage betjeningen af udstyret. Vi vil dog altid anbefale at udstyret betjenes af en av-tekniker, hvis man er det mindste i tvivl om brugen, så der ikke opstår problemer under afviklingen.

Ved større opgaver
Ved større opgaver kan der, hvis behovet er der, tilkobles en av-projektleder, der i samarbejde med dig kender dit arrangement og løbende kan sørge for, at alt forløber som det skal.

Større opgaver kan f.eks. være store konferencer, der kræver meget teknisk planlægning, flere teknikere og udstyr. Det kan dog også være mindre setup, der kræver mange forskellige slags udstyr. Ved sådanne opgaver vil projektlederen, ud fra dine ønsker eller kravspecifikationer, udarbejde en detaljeret plan for, hvilket og hvor meget udstyr, der skal bruges, samt hvor og hvornår.

Ved denne typer opgaver, hvor der er meget der skal koordineres, vil man typisk løbende holde planlægningsmøder eller være i hyppig kontakt med henblik på at afklare alle de tekniske aspekter og drøfte spørgsmål, samt de mulige ændringer, der måtte dukke op undervejs.

Om nødvendigt kan der også foretages site-inspections, så der dannes et klart billede over det venue, eller de lokaler, som arrangementet skal afholdes i. Dette med henblik på at skabe sig overblik over, hvordan udstyret kan stilles op i forhold til lokalestørrelse, bedste formidling af lyd og billede m.m., samt hvor teknikere kan betjene udstyret i rummet. Ofte vil vi udarbejde oversigtstegninger over de enkelte rum og lister over det nøjagtige antal udstyr og mandskab, samt tidspunkter for brug.

Opstilling, betjening og nedtagning af av-udstyr

Kort inden arrangementet skal afholdes klargører vi det nødvendige udstyr og sikrer os, at alt er klar til opsætning og brug. Dette er en stor logistisk opgave, som vi har lang erfaring med. Skal udstyret benyttes i udlandet skal transport og rejsetid naturligvis tænkes med i projektet.

Ved større arrangementer benyttes altid av-teknikere, da mange forskellige typer udstyr typisk skal betjenes samtidig. Opstilling af av-udstyret og eventuelt tolkeanlæg, kan ved større arrangementer tage flere dage. Når alt er vel opsat, gennemtestes av-udstyret, oftest sammen med dig, så du som kunde er sikker på at alt er, som du har forestillet dig, det skal være.

Såfremt der i denne fase opstår spørgsmål eller last-minute ændringer er vores av-teknikere tilgængelige med rådgivning. Herefter er man klar til arrangementets start. Her sørger av-teknikerne for at betjene udstyret og hjælpe oplægsholdere med at få mikrofoner på m.m. og du kan altid henvende dig til dem undervejs, hvis der er spørgsmål, ønsker eller lignende. Når så alt er gået, som det skal, nedtages udstyret efter aftale med dig.

Ingen arrangementer er helt ens og derfor er det også vigtigt, at vi sammen med dig, får defineret præcis, hvilken type teknisk udstyr du har brug for. Alligevel er der en række fællesnævnere, som måske kan hjælpe dig, hvis du står overfor at skulle bruge av-udstyr til dit arrangement. Det er vigtigt at understrege, at vi selvfølgelig, som beskrevet i denne guide, kan hjælpe og rådgive i forhold til dette. Nedenstående tjekliste skal derfor ikke ses som noget, du skal have afklaret inden du kontakter os, men blot som en inspiration til, at du kan danne dig et bedre overblik over, hvilket udstyr, der vil være det rigtige for dig og hvordan dette kan bruges. Listen er inddelt i forhold til de mest almindelige typer udstyr, der benyttes bredt på tværs af små, såvel som store opgaver. Vi håber den kan inspirere.

Tjekliste til brug af av-udstyr

 Udstyr til præsentationer
Skal der benyttes PC’er, Mac / begge dele? (Relevant i forhold til skærmudtag m.m.)
Hvilken software præsenteres der i? (PowerPoint, Keynote, andet?)
Benytter oplægsholdere egne bærbare?
Indgår der lyd i oplægsholdernes præsentationer? (F.eks. ved video i præsentationerne).
Skal der præsenteres fra en bærbar computer ved talerstolen?
Skal der benyttes slide-desk til oplægsholdere og eventuel fordeling af præsentationer?

Skærme
Hvilket indhold skal der præsenteres på skærmene?
Skal skærmene stå på stativ / vægmonteres eller bruges som videovæg?
Hvem står for indholdet til skærmene?
Skal der vises live billeder af oplægsholdere?
Hvor skal indhold til skærmene komme fra? (USB-sticks, computere m.m.)?
Hvor mange skærme er der brug for?
Hvor skal skærmene placeres?
Skal oplægsholdere have comfortmonitors? (Skærme, hvor de kan følge deres præsentation og eventuelle noter m.m.)

Storskærmsprojektorer
Hvilken størrelse lærred/-er er der behov for?
Hvordan skal lærreder opsættes? (F.eks. et på hver side af scenen eller skal flere sammensatte
lærreder danne et stort eller flere mindre billeder? (Kræver speciel billedproduktion)).
Hvilket indhold skal præsenteres på skærmene?
Skal der vises live billeder af oplægsholdere?
Hvem står for indholdet til skærmene?
Hvorfra afvikles indholdet? (PC ved talerstol eller af tekniker f.eks. bagerst i salen).

LED-vægge
Overvej om du med fordel kan benytte en lysstærk LED-væg ved dit arrangement.
Skal de monteres på en buet overflade eller anderledes end traditionelle skærme?
Overvej, hvad den øgede effekt ved brug af denne type skærm har for dig?

Udstyr til videoproduktion, streaming og video-on-demand:

Er der behov for kameradækning af oplægsholdere? (Så alle tydeligt kan se disse).
Hvor mange kameraer og kameravinkler er der behov for?
Skal der bruges håndholdt kamera og eller kamera på faste positioner?
Skal kameraerne være manuelle / fjernstyrede domekameraer?
Skal der laves videoproduktion sammen med kameradækningen?
Hvad skal denne indeholde? (Logoer, navneskilte, glidende overgange m.m.).
Er der behov for at nå en bredere målgruppe med live-streaming?
Hvad skal i så fald streames?
Skal det password beskyttes, sådan at kun udvalgte målgrupper kan se med?
Skal arrangementet, eller dele heraf, kunne ses efterfølgende, via video-on-demand på en hjemmeside?

Lyd og mikrofoner
Er der behov for lydudstyr? (Højttalere, mikrofoner, mixere m.m.)
Hvor mange deltagere skal kunne høre lyden?
Er der behov for højttalere på stativ eller lignende og hvor mange?
Er der behov for monitor højttalere så oplægsholdere / performere bedre kan høre sig selv?
Er der specielle akustiske udfordringer i det rum der benyttes?
Er der behov for trådløse mikrofoner og hvor mange?
Hvilken type trådløse mikrofoner skal det være?
Skal oplægsholdere bevæge sig rundt på en scene eller i rummet, når de bruger mikrofonerne?
Er der behov for Bosch panelmikrofoner? (Bordmikrofoner til møde- og konferencedeltagere).
Hvor mange? (Skal hver mødedeltager eller hver anden f.eks. have adgang til en mikrofon).
Skal deltagerne kunne afstemme vha. panelmikrofoner?
Skal det være trådløse eller kablede panelmikrofoner?
Skal der produceres bandlyd eller formidles musik under arrangementet?
Skal der benyttes DJ ved arrangementet?
Er der behov for, at en lydtekniker vha. lydproduktion løbende sørger for at lyden er optimal?


Lysudstyr

Er der brug for yderligere lys end det der allerede er i rummet / salen?
Ønsker man mere hvidt lys og / eller skal der også skabes stemning med farvet lys?
Skal farvet lys matche en virksomheds/organisations farvebrug i logomateriale eller lignende?
Skal der benyttes bevægeligt lys, såsom følgespots?
Hvilket lys ønsker man på scenen? (Uplights, følgespots, par-lamper m.m.).
Skal man bruge lys andre steder? (Ved indgange, i loungeområder, halls, udenfor?)

Interaktion og afstemning
Er der vigtige ting, der skal stemmes om ved dit arrangement?
Ønsker du, at benytte quiz ved dit arrangement?
Skal dine deltagere kunne sende kommentarer til oplægsholder og til f.eks. storskærme?
I så fald skal disse sorteres af en moderator?
Skal der gå en eller flere mikrofoner rundt i salen til spørgsmål?


Dekoration og scene
Er der behov for, at der opbygges en eller flere scener ved arrangementet?
Skal der benyttes backdrop (scenebaggrund) beklædt med stort print, tæppe eller LED-væg?
Skal der være en talerstol på scenen?
Skal oplægsholdere kunne benytte teleprompter?
Skal talerstolen have en vertikal fladskærm monteret? (Kan vise konferencelogo, info m.m.)
Skal der være panelbord på scenen og eventuelle mikrofoner?

Tolkeanlæg
Hvor mange sprog skal der tolkes imellem?
I hvor mange lokaler skal der benyttes tolkning?
Hvor mange deltagere skal der samlet tolkes til (antal modtagere og hovedtelefoner)
Er der plads til tolkebokse i lokalet / lokalerne?
Hvis ikke – Kunne fjerntolkning være en mulighed. Læs mere om fjerntolkning vha. sitets menu.
Skal der bruges hvisketolkeanlæg / tourguideanlæg?
Hvem sørger for at bestille tolke?

Lokalets udseende og opbygning
Er lokalet bygget til afholdelse af møder, konferencer og events?
Hvis ikke, er der da lydmæssige udfordringer? (Dårlig akustik).
Er der plads til at projektere den billedstørrelse, der ønskes?
Hvor meget lys er der i lokalet og kan det dæmpes/skærmes af?
Er lokalet egnet til den mængde deltagere der skal være?

Tilbehør
Er der behov for laserpointere?
Er der behov for PowerPoint fjernbetjeninger?
Er der behov for talerstole og eventuelle scenemøbler/panelborde?
Er der behov for flip-overe med blokke og tuscher til mødesessioner?
Er der behov for taletidsstyring? (Skærm der viser ur, der tæller ned fra en given tid).
Er der behov for poster boards til udstillingsområder?

Teknikere og betjening
Har du behov for, at teknikere opstiller, betjener og nedtager?
I hvor mange rum skal der være teknikere til betjening?

 

Teletech kan hjælpe dig

Vi har i mere end 30 år leveret av udstyr og tolkeanlæg til nationale og internationale møder, konferencer og events.

Vores teknikere er veluddannede og står for opsætning og betjening.

Såfremt du har spørgsmål eller ønsker at booke av- eller tolkeløsninger er du velkommen til at kontakte os i dag på +45 4492 9800

Lej av-udstyr & Tolkeanlæg

Teletech er totalleverandør af av- og tolkeløsninger. Overvej derfor om du skal bruge andet udstyr til dit arrangement, såsom:

Mikrofonsystemer, kameraproduktion, streaming, projektorer, lærreder, lys, afstemningssystemer eller tolkeløsninger m.m.

Kontakt os i dag omkring din opgave

Du er også velkommen til at ringe til os på +45 4492 9800 med spørgsmål eller forespørgsler.