Videokonferenser är en viktig mötesform
Med videokonferensutrustning kan ni träffas, utbyta dokument, göra presentationer och samarbeta, även om ni inte är på samma destination.
Videokonferenser har under många år varit ett effektivt verktyg i näringslivet när man t.ex. ska samarbeta och fatta beslut gällande en uppgift även om man inte är på samma plats. Jämfört med telefonmöten har videokonferensutrustning fördelen att man även tydligt kan se de andra mötesdeltagarna, vilket påminner om vad man känner till från ett traditionellt möte. Dessutom kan du visa livepresentationer gjorda i t.ex. PowerPoint, samt att dela dokument etc. Därför har mötesformatet blivit ett populärt sätt att träffas när man vill spara restid eller har möjlighet att träffas och samarbeta utan att vara på samma plats eller land. Dessutom har särskilt de senaste årens utveckling i världen också gjort att videokonferenser har blivit en mer utbredd mötesform, varför väldigt många människor successivt har deltagit i videokonferenser.
Vad du behöver veta om videokonferenser
Videokonferensutrustning kan definieras som AV -utrustning som gör det möjligt för människor att mötas digitalt och se och höra varandra, även om de inte är på samma plats. På senare år har denna mötesform också benämnts virtuella eller onlinemöten.
Fördelar med att använda videokonferensutrustning
Som beskrivits kan det finnas flera fördelar med att använda videokonferensutrustning.
- Deltagarna kan enkelt träffas över destinationer.
- Det sparar restid och kostnader.
- Du kan både se och höra de andra mötesdeltagarna.
- Du kan göra presentationer.
- Du kan dela dokument.
Därför har videokonferenser blivit ett bra och effektivt komplement till det fysiska mötet. Det är särskilt effektivt om team arbetar över destinationer eller inte har möjlighet att träffas fysiskt. Men det kan också finnas utmaningar med videokonferenser.
Utmaningar med att använda videokonferensutrustning
Precis som det kan finnas klara fördelar med att använda videokonferensutrustning kan det förstås också finnas utmaningar som bör beaktas. Inledningsvis är det mycket viktigt att se till att deltagarna har tillgång till en bra internetuppkoppling, så att bild och ljud kan komma igenom tydligt utan avbrott. Det är också viktigt att deltagarna har tillgång till en bra kamera och mikrofon (dessa kommer oftast att vara inbyggda i bärbara datorer, men externa enheter kan också väljas). Se därför till att i god tid före videokonferensen kontrollera om det finns några tekniska problem med deltagarna, om detta är möjligt.
Dessutom kan det vara nödvändigt att ta hänsyn till att mötesdeltagare kan befinna sig i olika tidszoner. Precis som du känner det från ett vanligt fysiskt möte är det också viktigt att planera din videokonferens ordentligt. Här kan du t.ex. använda en agenda, utse en mötesledare/ordförande, och komma överens om riktlinjer för hur du ska ta ordet och hur mycket talartid du har etc. Detta kan givetvis variera beroende på om mötet är mer av ett informellt arbetsmöte eller har ett mer officiell karaktär, där viktiga beslut fattas.
Vad är videokonferensutrustning?
De senaste årens utveckling har, som beskrivits, gjort det mycket vanligare att hålla videokonferenser, t.ex. kallas onlinemöten, virtuella möten, videomöten etc. Därför har definitionen av videokonferensutrustning också blivit bredare. Det innebär att du idag kan hålla videokonferenser med flera olika typer av utrustning. De flesta känner t.ex. programvara för videokonferenser som Teams och Zoom. Dessutom kan du även använda mer professionell utrustning för videokonferenser, såsom högupplösta kameror med zoom och rörelsekontroll, stora LED-skärmar eller projektorer i t.ex. mötesrum , så att mötesinnehållet inte bara visas på deltagarnas datorer. Högkvalitativa mikrofoner och högtalare Allt beror på mötessituationen och varifrån deltagarna deltar.
Vi rekommenderar lösningarna nedan
Det lilla videomötet:
Om du bara vill hålla ett litet videomöte (onlinemöte) kommer du oftast att använda dig av digitala mötesmjukvaror, såsom Microsoft Teams, Zoom, Google Meet, Webex Meetings, etc. Om du behöver tolkning eller röstning kan Teletech integrera detta även i mötet.
Den medelstora och stora videokonferensen
Vanlig mötesmjukvara kan ofta underlätta för väldigt många deltagare. Därför är det mer en fråga om hur man vill nå sina deltagare när man pratar om storlekar i förhållande till video/onlinemöten. Om du vill hålla en videokonferens som kommer att nå många deltagare kan du t.ex. använda sig av professionell AV utrustning, samt en AV produktion. AV utrustningen kan t.ex. bestå av kamera och streamingutrustning för att skapa livestreaming av högtalare, samt ev panelbord. På så sätt kan fokus ligga på den som har ordet etc. Man kan även skapa titelskyltar, infoga logotyper, samt snygga övergångar mellan bilder. Om du vill ha andra verktyg som trimning och tolkning kan även detta integreras i produktionen.
Vilka är fördelarna med professionell videokonferensproduktion?
Som beskrivits finns det idag många typer av mjukvara som gör det möjligt att enkelt hålla bra videokonferenser. Det kan dock finnas situationer där mötesarrangören vill ha en mer professionell produktion av sin videokonferens.
Professionell AV produktion för din videokonferens
Om du som mötesarrangör vill ha en mer professionell AV produktion av din videokonferens kan Teletech hjälpa dig.
För oss handlar det alltid om att vår AV utrustning och tekniska assistans skapar den bästa mötessituationen för kunden. För videokonferenser erbjuder vi en professionell AV produktion som t.ex. kommer att byggas ovanpå redan välkända program som Microsoft Teams och Zoom. Fördelen är att mjukvaran är välkänd, så många mötesdeltagare kan redan använda den utan att behöva gå igenom en brant inlärningskurva.
Streaming och vMix-produktion
AV produktion kan bestå av professionell streamingproduktion där vi kan använda streamingmjukvaran vMix för att skapa allt från bildövergångar till titelskyltar mm.
Kameraproduktion
Vi erbjuder även kameraproduktion bestående av en eller flera manuellt eller fjärrstyrda kameror, vilket säkerställer skarpa bilder och rätt fokus.
Tolkning
Om du behöver tolkning för din videokonferens kan vi integrera en lösning för fjärrtolkning för din videokonferens. Detta levereras med hjälp av en app. Våra tekniker ställer in de valda språken, varefter mötesdeltagarna kan använda sina mobiltelefoner som mottagare.
Rösta
Om viktiga punkter ska röstas om på din videokonferens är det heller inget problem. Våra AV tekniker kan hjälpa till med uppsättning av röstsystem , samt drift och vi erbjuder flera olika system.
Vad vi erbjuder för videokonferenser och hybridmöten.
Behovet av AV -utrustning för videokonferenser varierar mycket beroende på om du bara vill hålla ett enkelt onlinemöte mellan några få deltagare eller behöver en mer avancerad AV -produktion för din videokonferens eller hybridmöte .
Här är vad vi t.ex. kan erbjuda för din videokonferens eller hybridmöte
- Bra video- och ljudkvalitet från etablerad och väl testad mjukvara
- Individuell deltagarregistrering.
- Talarlistor.
- Taltimer (taltimer).
- Riksdagsomröstning - ja, nej och avstå från att rösta .
- Avancerad röstning och röstvisualisering med ytterligare svarsalternativ.
- Delegater och talare kan presentera sina ämnen med hjälp av välkända presentationsprogram som t.ex PowerPoint.
- Professionell streamingproduktion från Teletech som efterliknar de kända verkliga mötessituationerna (paneldiskussioner, videopresentationer, PIP, logotypintegrering, textrad och andra presentationsalternativ)
- Inspelningar och produktion av videomaterial från mötet som sedan kan distribueras för video-on-demand på din hemsida mm.
- Enkel integrering av fjärrtolkning , eftersom vi använder Congress Rental Network RSI-lösningen, som många tolkar redan känner till.
- Tolkar kan arbeta hemifrån via sina bärbara datorer eller i tolkboxar i hubbar runt om i världen med hjälp av Bosch tolksystem.
- Enkel integrering av Congress Rental Network-lösningen (RSI), med hjälp av en enkel plugin på skärmen, som ger enkel åtkomst till språkval för mötesdeltagaren.
- Fler språk – Lösningen ger stöd för upp till 100 språk, vilket säkerställer att det inte råder brist på kapacitet i stora virtuella konferensuppsättningar.
- Service på flera nivåer . Våra tekniker ställer upp, driver och övervakar lösningen under det virtuella mötet och ser till att allt går smidigt.
- Våra tekniker tillhandahåller även service till tolkarna och hjälper dem med deras bärbara datorer eller ljudutrustning. Om de placeras på distans kan våra tekniker guida dem över Internet i god tid före mötet.
Kontakta oss för mer information
Läs även vår guide om streaming & hybridmöten
