Det goda digitala mötet
Möjligheten att hålla digitala möten är inte ny, men de senaste årens utveckling av världen har gjort att det för många blivit en del av vardagen i mer eller mindre utsträckning.
Det finns många möjligheter att träffas, utbyta information och samarbeta digitalt och det är enklare än någonsin. Digitala mötesformer finns i många olika varianter och under namn som t.ex. virtuella möten, onlinemöten, webbseminarier, videokonferenser, webbkonferenser, hybridmöten etc. Mötesmjukvara för att underlätta digitala möten finns också i flera olika varianter och med olika alternativ. Men i grunden definierar vi här ett digitalt möte som en digital kommunikation av bild, ljud och innehåll mellan deltagare som inte fysiskt befinner sig på samma plats eller i hybridvariationen (hybridmöte), där vissa mötesdeltagare fysiskt är samlade på en plats, medan andra mötesdeltagare deltar via sin dator och talare t.ex. deltar via en streaming-inställning från en annan plats. Denna möjlighet att träffas oavsett var du befinner dig kan vara en stor fördel, då du kan spara restid och kostnader jämfört med om du skulle arrangera samma möte på en fysisk lokal. Den digitala mötesformen innehåller dock också en rad utmaningar, då sättet man möts på digitalt inte är detsamma som att mötas och samarbeta i det fysiska rummet.
Upptäck dina digitala mötesbehov
Det är lätt att träffas digitalt idag. Allt som krävs är en dator, surfplatta eller smartphone och mötesmjukvara eller app. Det är dock viktigt att ta hänsyn till att kommunikationsformen framför en skärm skiljer sig från den som är känt från det fysiska mötet.
För att det digitala mötet ska bli en succé måste AV tekniken vara i ordning, precis som möteslogistiken måste beaktas. Se därför till att täcka följande:
- På vilken mötesplattform kommer mötet att äga rum?
- Är ljud och bild OK mellan deltagarna?
- Är det lätt för någon talare att visa sin presentation etc.?
- Vilka är alternativen för att utbyta dokument om det behövs?
- Är mötesdeltagarna i olika tidszoner?
- Finns det språkbarriärer som måste beaktas, så att traditionell simultantolkning eller fjärrtolkning (via Internet) måste integreras.
- Måste hela eller delar av mötet ev strömning? (kan vara relevant för t.ex. hybridmöten ).
- Om externa talare streamas
- Bör viktiga punkter röstas om under mötet? Läs om röstning här .
- Vem kan hjälpa till om tekniska utmaningar uppstår för deltagarna?
- Hur kan du bäst förmedla ditt innehåll och samarbeta digitalt?
Program och tjänster för digitala möten
Idag finns det flera olika typer av mötesprogram som t.ex. Microsoft Teams, Zoom, Google Meets, Webex Meetings etc.
5 snabba tips för att göra ditt digitala möte mer effektivt
- Avslöja vad du vill få ut av mötet med t.ex. en tydlig agenda.
- Upptäck vilken mötesprogramvara som passar dina behov bäst. Det finns olika bildkvalitet på de olika plattformarna.
- Gör det enkelt att delta och tydligt hur du deltar.
- Se till att tekniken fungerar.
- Var engagerande och betona interaktion med deltagarna (ska fjärrtolkning eller AI-tolkning ).
Tekniken och AV -utrustningen ska vara i ordning
Det säger sig självt att ett lyckat digitalt möte beror på att tekniken är i sin ordning.
Vad kräver ett bra digitalt möte?
Vill du hålla ett enkelt digitalt möte mellan flera deltagare online är det bara att välja vilken mötesmjukvara du vill använda, och se till att alla deltagare har tillgång till det och har en stabil internetuppkoppling vad gäller både ljud och bild kan delas i god kvalitet. Det är en bra idé att säkra dessa saker innan mötet har börjat.
Vill du däremot ha ett mer avancerat digitalt mötesupplägg är det flera saker du måste se till vad gäller teknik och AV -utrustning. Här kan du t.ex. behövas för att producera livestreaming av högtalare och liknande från en given destination. Här ska det avslöjas vem som ska ansvara för AV tekniken och produktionen av denna, så att dina deltagare kan se detta på ett professionellt sätt.
Vad är ett hybridmöte?
I hybridmöten deltar vissa online och andra deltar fysiskt på en utvald lokal (mötesplats), varför det är viktigt att ta reda på om det finns en bra stabil internetuppkoppling samt om det finns behov av streaming och AV produktion på plats i samband med mötet. Om flera olika nationaliteter deltar i det digitala mötet eller fysiskt på lokalen och det finns behov av tolkning ska tekniken för detta också beställas och sättas upp.
Här kan du välja fjärrtolkning (tolkning via Internet), samt simultantolkning i form av tolksystem och tolkar placerade på lokalen eller kanske en kombination. Eftersom digitala möten, på samma sätt som fysiska, kan läggas upp på många sätt är det därför en bra idé att se till att tekniken är i sin ordning, så att du är säker på ett lyckat genomförande av mötet. Läs mer om den AV -utrustning vi kan erbjuda för t.ex. hybridmöten här .
Vad kan Teletech erbjuda i relation till digitala möten?
På Teletech har vi många års erfarenhet av att leverera AV utrustning och AV -lösningar för många olika typer av digitala möten. Vi kan därför hjälpa dig om du ställs inför att behöva anordna ett digitalt möte som t.ex. krav:
- Livestreamad produktion av talare och presentationer
- Rösta både online eller på själva lokalen
- Fjärrtolkning på flera språk för dina deltagare
- AV installation och drift av AV -lösningen på din valda plats (för hybridmöten)
- Inspelningar av högtalare och funktioner
Kontakta oss idag
Inget möte är det andra likt och som beskrivits finns det många olika sätt att arrangera dem. Du är därför alltid välkommen att kontakta oss om du behöver mer information om ovanstående eller kanske behöver en AV lösning för ditt möte som inte beskrivs ovan.
