Rätt AV -lösning för ditt årsmöte eller bolagsstämma
Årsmötet är ett viktigt möte och därför är det också viktigt att mötesinnehållet presenteras på ett professionellt sätt.
I det sammanhanget är det viktigt att fundera över hur man vill förmedla innehållet i mötet till deltagarna. Här kommer korrekt användning av AV utrustning att bidra till att säkerställa optimal bild och ljud samt att eventuella omröstningar och tolkningar går smidigt.
Teletech KonferenceKommunikation har levererat AV utrustning och tolklösningar för möten och konferenser hemma och utomlands i över 30 år. Nedan går vi igenom de olika överväganden som kan göras kring användningen av AV utrustning för årsmöte eller bolagsstämma.
Hur du planerar användningen av AV -utrustning till ditt nästa årsmöte
Fundera på hur årsmötets agenda och presentationer kommuniceras på bästa möjliga sätt och hur rätt interaktion kan skapas med mötesdeltagarna.
AV -tekniker från Teletech satte upp en 10 x 3,5 m LED-vägg
På många sätt liknar denna AV planering av ett årsmöte den som används vid planering av större konferenser. Vid stora årsmöten måste många deltagare också ofta samlas på en större lokal, som ska kunna kommunicera tydligt till och från varandra.
Det är därför viktigt att man i samband med planering av användningen av AV utrustning till årsmötet funderar över hur man bäst förmedlar agenda, presentationer, filmer och skapar interaktion med mötesdeltagarna.
Planering, uppsättning, drift och demontering
I det följande går vi kronologiskt igenom faserna för att skapa rätt AV lösning för årsmötet. Längre ner finns en mer detaljerad att-göra-lista, som vi hoppas kan hjälpa dig vidare.
Här går vi igenom innehållet i punktform i de fyra faserna som hjälper till att säkerställa rätt AV -lösning för ert årsmöte.
AV planering inför årsmötet
- Vilken typ av AV utrustning kan bäst hjälpa er att kommunicera innehållet i årsmötet till deltagarna?
- Vem ska ansvara för innehållet och bearbetningen av innehållet?
- Behöver planritningar förberedas för användning av utrustningen på lokalen?
- Bör en eventuell platsbesiktning göras för att säkerställa att lokalerna är lämpliga för önskad AV -lösning?
Sammantaget kommer följande AV utrustning ofta att användas vid större möten:
- Scen och kuliss : På scen, t.ex. talarstol, scenmöbler och/eller panelbord.
- Skärmar: Projektorer eller LED-vägg , LED-platta skärmar för t.ex. digital skyltning.
- Ljudutrustning : Ljudutrustningen ska säkerställa att tal och ljud hörs helt tydligt i hela rummet.
- Belysning : Vid större evenemang är det en nödvändighet att ha rätt ljussättning på scen och på ev banderoller etc.
- Mikrofoner : Mikrofoner finns i flera olika versioner. Ofta behöver du en talarstolsmikrofon, trådlösa mikrofoner för talare (och eventuellt deltagare), samt panelmikrofoner (bordsmikrofoner).
- Livekameraproduktion: För visning av högtalare på antingen projektorer eller större LED-vägg. Detta kan även användas för TV-produktion och livestreaming. Inspelning av mötet kan även levereras efter mötet, om så önskas.
- Livestreaming : Du kan välja att livestreama årsmötet, så att fler deltagare kan se över internet.
- Omröstning och feedback från deltagare: Ska deltagarna enkelt kunna ge input eller genomföra omröstningar?
- Tolkning: Finns det behov av simultantolkning eller fjärrtolkning?
Installation av AV -utrustningen
- AV tekniker levererar AV -utrustningen på överenskommen tid innan mötet.
- AV lösningen ställs sedan in och testas noggrant.
- När allt är klart kan eventuellt prov hållas om detta önskas.
Drift
- På själva mötesdagen sköter teknikerna AV -utrustningen och ser till att lösningen fungerar som den ska.
- De kan också vara behjälpliga löpande genom att ge högtalare en mikrofon på mm
Borttagning av AV -utrustningen
- När årsmötet genomförts med framgång tas AV utrustningen ner av våra AV tekniker på överenskommen tid.
Professionell AV rådgivning
Du har säkert redan gjort några funderingar kring vilken typ av AV utrustning som kan användas på årsmötet eller så har du redan i förväg erfarenhet av denna typ av planering.
Men vill du ha mer inspiration eller råd kring detta är du välkommen att kontakta Teletech KonferenceKommunikation. Dessutom kan nedanstående att göra-lista vara användbar för dig:
Checklista: AV utrustning till årsmötet
- Deltagare
Hur många deltagare kommer att delta på årsmötet?
Ska de kunna delta aktivt i mötet. I så fall hur?
– Ska de få rösta?
– Ska dina deltagare kunna skicka kommentarer till programledaren och till t.ex. stora skärmar?
– Ska dessa i så fall sorteras av en moderator?
– Ska det finnas en eller flera mikrofoner runt hallen för frågor?
- Plats
På vilken plats kommer ditt möte att hållas?
– Finns det tillräckligt med plats för deltagare och AV utrustning?
– Finns det utrymme att projicera önskad bildstorlek?
– Finns det sunda utmaningar? (T.ex. dålig akustik).
– Hur mycket ljus är det i rummet och går det att dimra/skärma av?
– Finns det redan AV utrustning på lokalen som kan användas? AV utrustning och AV
hyras för bearbetning?
- Talare och presentationer
Hur ska talare framföra sitt tal?
– Måste de stå vid en talarstol på scenen?
– Ska talarstolen ha en digital display (skyltning) på framsidan? (Kan visa konferenslogotyp, info etc.)
– Ska de kunna röra sig på scenen?
– Ska högtalare kunna använda en teleprompter?
- Scen & Bakgrund
Bör scenpodier anlitas för att bygga en eller flera scener?
Vilken bakgrund ska ställas in? Här har t.ex. används:
– En klassisk bakgrund som består av ett konstruerat skelett eller fackverk täckt med ett större tryck.
– LED-vägg som kombinerar möjligheten att visa en digital bakgrund, men som även kan användas som en stor presentationsyta för Powerpoint, videos etc.
– Ska det finnas ett panelbord på scenen och eventuella mikrofoner?
– Ska scenmöbler eller dekoration sättas upp?
- Utrustning för presentationer
Vilken typ av innehåll måste hanteras?
– Det här är vanligtvis PowerPoint/Keynote, videor och musik.
Ska det vara en klassisk projektoruppställning med en duk på varje sida av scenen?
Ska istället en LED-vägg användas som ger möjlighet till en stor sammanhängande presentationsyta bakom scenen?
Ska man använda platta LED-skärmar?
– Dessa kan t.ex. används som informationsskärmar vid entréer till lokaler eller liknande
– Hur stora ska dessa skärmar vara?
– Var kommer innehållet till skärmarna ifrån?
- Belysning
Ska annan belysning hyras än den som redan finns på lokalen?
– Till exempel scenbelysning som uplights, follow spots, spots etc.
– Ska man använda ljus någon annanstans än på scen? (Vid entréer, i lounger, hallar, ute?)
– Vill du ha mest vitt ljus (vanligt ljus) och/eller ska du också skapa en atmosfär med färgat ljus?
– Effektbelysning som rörliga huvuden (rörliga lampor) etc.
– Vilken stämning/effekt vill du att det hyrda ljuset ska skapa? (Ska det till exempel färgmässigt stödja en företagsidentitet eller liknande?).
- Tolksystem
Hur många språk måste tolkas mellan?
I hur många lokaler ska tolkning användas?
Hur många deltagare måste tolkas för totalt?
Finns det plats för tolkboxar i rummet/rummen?
Om inte, är fjärrtolkning ett alternativ? Läs mer om fjärrtolkning med hjälp av sajtens meny.
Bör visktolkningssystem/reseguidesystem användas?
Vem tar hand om att beställa tolk?
- Livestreaming & fjärrdeltagare/talare – Ska det finnas en livestreamingproduktion från årsmötet?
– Hur många personer ska streamas till?
– Ska livestreaming göras för deltagare placerade på andra mötesplatser (om man valt en hybrid möteslösning).
– Ska de som streamas för att aktivt kunna delta i mötet via sin dator eller smarta enhet?
– Finns det några fjärrtalare som ska kunna presentera presentationer och liknande med streaming till årsmötet?
- Online (virtuellt) eller hybridårsmöte
Om årsmötet hålls som ett hybridmöte kan följande övervägas:
– Ska streaming etableras mellan en eller flera spelplatser?
– Välj en onlinelösning som enkelt låter fjärrdeltagare och fjärrtalare delta och presentera.
– Lösningen ska förmedla ljud, bild och presentationer tydligt och vara lätt att använda.
– Om det finns behov av avstämning eller tolkning kan detta lätt bli en integrerad del av lösningen.
- Tillbehör
Behövs PowerPoint / Keynote fjärrkontroller (PPT-klickare)?
Behöver du blädderblock med block och markörer för mötessessioner?
Finns det ett behov av samtalstidshantering? (Skärm som visar klockan som räknar ner).
Finns det behov av affischtavlor för utställningsytor?
- Tekniker och drift
Behöver du tekniker för att sätta upp, drifta och ta ner?
I hur många lokaler ska det finnas tekniker för drift?
