Guide & checklista: AV Projektledning
Står du inför att behöva anordna ett möte, ett event eller en större konferens, då finns det nog att tänka på. Inklusive överväganden om användning av AV utrustning. Läs mer här i guiden.
Planera
På Teletech kan vi ge dig råd om exakt vilken typ av utrustning som ska användas för att göra ditt evenemang till en succé. När du kontaktar oss lyssnar vi på dina önskemål för eventet och planerar sedan hur vi kan stötta dig med rätt AV -utrustning. Det är förstås stor skillnad på hur mycket projektledning som behövs för de enskilda uppgifterna.
Handlar det om mindre uppgifter så är det typiskt sett bara överenskommet, vilken typ av utrustning som behövs, leveranstid och om våra tekniker ska utföra etc. Men om det är fråga om större event och konferenser, en AV -projektledare kan tilldelas uppgiften vid behov.
Det kan dock mycket väl finnas några av samma överväganden när det gäller användningen av AV utrustning vid det lilla evenemanget som det finns vid det stora. I det följande kommer vi att redogöra för vad som är värt att tänka på i förhållande till användningen av AV utrustning och vår tekniska projektledning.
AV projektledning
När du kontaktar oss lyssnar vi på dina visioner för ditt event och kan snabbt göra en analys av dina behov av AV utrustning, med en efterföljande lösning. Efteråt kommer våra tekniker (om inget annat överenskommits) att sätta upp, driftsätta och ta ner utrustningen, så att du inte behöver oroa dig för tekniken.
För de mindre uppgifterna
Mindre möten och evenemang kräver ofta inte stora utrustningspaket. Därför är projektledningen i detta sammanhang också mer begränsad än med de större uppgifterna. Det består därför ofta i att klarlägga ett enkelt utrustningsbehov (och eventuellt ge ytterligare förslag på utrustning som till exempel kan öka interaktionen eller kommunikationen med deltagarna på eventet). Vi ställer sedan upp, driver och tar ner utrustningen. För vissa av dessa uppgifter kanske du vill sköta driften av utrustningen själv. Vi rekommenderar dock alltid att utrustningen sköts av en AV tekniker om du har det minsta tvivel om dess användning, så att inga problem uppstår under processen.
För större uppdrag
För större uppdrag, om behovet finns, kan en AV -projektledare anlitas som i samarbete med dig kan ditt arrangemang och löpande kan se till att allt går som det ska.
Större uppgifter kan t.ex. vara stora konferenser som kräver mycket teknisk planering, fler tekniker och utrustning. Det kan dock också vara mindre setup som kräver många olika sorters utrustning. För sådana uppgifter kommer projektledaren, utifrån dina önskemål eller kravspecifikationer, att upprätta en detaljerad plan för vad och hur mycket utrustning som ska användas samt var och när.
För den här typen av uppgifter, där det finns mycket att samordna, kommer du typiskt sett att hålla regelbundna planeringsmöten eller ha täta kontakter för att klargöra alla tekniska aspekter och diskutera frågor, samt de eventuella förändringar som kan uppstå på vägen. .
Vid behov (och om möjligt) kan även platsbesiktningar utföras, så att en tydlig bild av lokalen eller lokalen som evenemanget ska hållas i. Detta för att skapa en överblick över hur utrustningen kan sättas upp i förhållande till rummets storlek, bästa kommunikation av ljud och bild mm samt var tekniker kan sköta utrustningen i rummet. Ofta kommer vi att utarbeta översiktsritningar över de enskilda rummen och listor över exakt antal utrustning och personal samt användningstider.
Installation, drift och demontering av AV -utrustning
Strax innan eventet ska hållas förbereder vi nödvändig utrustning och ser till att allt är klart för uppställning och användning. Detta är en stor logistisk uppgift som vi har lång erfarenhet av. Om utrustningen ska användas utomlands ska transport och restid givetvis ingå i projektet.
Vid större evenemang används alltid AV tekniker då många olika typer av utrustning typiskt sett måste användas samtidigt. Att sätta upp AV -utrustningen och eventuellt tolkningssystem kan ta flera dagar för större evenemang. När allt är väl inställt testas AV utrustningen noggrant, oftast tillsammans med dig, så att du som kund är säker på att allt är som du har tänkt dig att det ska vara.
Om frågor eller ändringar i sista minuten uppstår under denna fas finns våra AV tekniker tillgängliga för att ge råd. Du är då redo för starten av evenemanget. Här sköter AV teknikerna utrustningen och hjälper presentatörer att skaffa mikrofoner mm och du kan alltid vända dig till dem längs vägen om det finns frågor, önskemål eller liknande. När allt har gått som det ska tas utrustningen ner i samförstånd med dig.
Inget evenemang är exakt det andra likt och därför är det också viktigt att definiera exakt vilken typ av AV utrustning du behöver på ditt evenemang. Det finns dock ett antal gemensamma nämnare som kanske kan hjälpa dig om du står inför att behöva använda AV utrustning för ditt evenemang. Checklistan nedan ska därför inte ses som något du måste ha förtydligat innan du kontaktar oss, utan helt enkelt som inspiration. Listan är uppdelad i förhållande till de vanligaste typerna AV utrustning som används flitigt över såväl små som stora uppgifter.
Checklista för användning av AV utrustning
- Utrustning för presentationer
Ska PC, Mac / båda användas?
(Relevant i förhållande till skärmutdata etc.) Vilken programvara presenteras i?
(PowerPoint, Keynote, annat?) Använder presentatörer sina egna bärbara datorer?
Ingår ljud i presentatörernas presentationer?
(T.ex. med video i presentationerna). Behöver du presentera från en bärbar dator vid talarstolen?
Ska en diadisk användas för föredragshållare och eventuellt ett system för att distribuera presentationer?
- Skärmar
Vilket innehåll ska visas på skärmarna?
Ska skärmarna stå på ett stativ/väggmonterat eller användas som videovägg?
Vem ansvarar för innehållet på skärmarna?
Bör det visas livebilder av programledare?
Var ska innehållet till skärmarna komma ifrån?
(USB-minnen, datorer etc.)? Hur många skärmar behövs?
Var ska skärmarna placeras?
Ska presentatörer ha komfortmonitorer? (Skärm där talare kan följa sin egen presentation och eventuella anteckningar etc.)
- Storbildsprojektorer
Vilken storlek duk/skärmar behövs?
Hur sätter man upp dukar?
(Till exempel en på varje sida av scenen eller ska flera sammansatta dukar bilda en stor eller flera mindre bild? (Kräver särskild bildframställning)).
Vilket innehåll ska presenteras på skärmarna?
Bör det visas livebilder av programledare?
Vem ansvarar för innehållet på skärmarna?
Var kommer innehållet ifrån? (PC vid talarstolen eller av en tekniker t.ex. längst bak i lokalen).
- LED-väggar
Behöver du använda en ljus LED-vägg på ditt event?
Hur kan du utnyttja LED-väggens yta på bästa sätt?
Måste man presentera i ett rum med mycket ljus?
(Här är en LED-vägg en klar fördel). Ska du använda en större LED-vägg som en sorts digital bakgrund vid en scen eller liknande?
Vem ska ansvara för innehållet på LED-väggen?
Behöver du AV tekniker för att kontinuerligt bearbeta innehållet till skärmen med hjälp av en AV-produktion?
- Utrustning för videoproduktion, livestreaming och video-on-demand:
Finns det behov av kameratäckning av presentatörer?
(Så att alla tydligt kan se dessa). Hur många kameror och kameravinklar behövs?
Ska en handhållen kamera och/eller kamera i fasta lägen användas?
Ska kamerorna vara manuella/fjärrstyrda dome-kameror?
Bör videoproduktion göras tillsammans med kameratäckningen?
Vad ska detta innehålla?
(Logotyper, namnskyltar, skjutbara övergångar, etc.). Finns det behov av att nå en större målgrupp med livestreaming?
Vad ska i så fall streamas?
Ska evenemanget, eller delar av det, ses i efterhand, via video-on-demand på en webbplats?
- Ljud och mikrofoner
Behövs ljudutrustning?
(Högtalare, mikrofoner, mixer etc.) Hur många deltagare måste kunna höra ljudet?
Finns det behov av högtalare på stativ eller liknande och hur många?
Finns det behov av monitorhögtalare så att presentatörer/artister bättre kan höra sig själva?
Finns det speciella akustiska utmaningar i rummet som används?
Behövs trådlösa mikrofoner och hur många?
Vilken typ av trådlösa mikrofoner ska det vara?
Behöver presentatörer röra sig på en scen eller ett rum när de använder mikrofonerna?
Behövs Bosch panelmikrofoner?
(Bordsmikrofoner för mötes- och konferensdeltagare). Hur många?
(Varje mötesdeltagare eller varannan måste t.ex. ha tillgång till mikrofon). Ska deltagarna kunna rösta med hjälp av panelmikrofoner?
Ska det vara trådlösa eller trådbundna panelmikrofoner?
Ska bandljud produceras eller musik förmedlas under evenemanget?
Ska en DJ användas på eventet?
Finns det behov av en ljudtekniker som använder ljudproduktion för att kontinuerligt säkerställa att ljudet blir optimalt?
- Belysningsutrustning
Behöver du mer ljus än vad som redan finns i rummet/hallen?
Vill du ha mer vitt ljus och/eller ska du också skapa en atmosfär med färgat ljus?
Ska färgat ljus matcha ett företags/organisations färganvändning i logomaterial eller liknande?
Ska rörligt ljus, som spårfläckar, användas?
Vilket ljus vill du ha på scenen?
(Uplights, följeslagare, parlampor, etc.). Ska ljus användas någon annanstans? (Vid entréer, i lounger, hallar, utanför?)
- Interaktion och röstning
Finns det viktiga saker att rösta om på ditt event?
Vill du använda en frågesport på ditt event?
Ska dina deltagare kunna skicka kommentarer till programledaren och till t.ex.
stora skärmar? Om så är fallet, bör dessa sorteras av en moderator?
Ska en eller flera mikrofoner gå runt i hallen för frågor?
- Utsmyckning och scen
Finns det behov av att bygga en eller flera scener på evenemanget?
Ska en bakgrund (scenbakgrund) täckt med ett stort tryck, matta eller LED-vägg användas?
Ska det finnas en talarstol på scenen?
Ska presentatörer kunna använda telepromptrar?
Ska talarstolen ha en vertikal plattskärm monterad?
(Kan visa konferenslogotyp, info etc.) Ska det finnas ett panelbord på scenen och eventuella mikrofoner?
- Tolksystem
Hur många språk måste tolkas mellan?
I hur många lokaler ska tolkning användas?
Hur många deltagare måste tolkas för totalt?
(Antal mottagare och hörlurar) Finns det plats för tolkboxar i rummet/rummen?
Om inte – kan fjärrtolkning vara ett alternativ.
Läs mer om fjärrtolkning med hjälp av sajtens meny. Bör visktolkningssystem/reseguidesystem användas?
Vem tar hand om att beställa tolk?
- Rummets utseende och struktur
Är lokalen byggd för att hålla möten, konferenser och event?
Om inte, finns det några sunda utmaningar?
(Dålig akustik). Finns det utrymme att projicera önskad bildstorlek?
Hur mycket ljus är det i rummet och går det att dimra/skärma av?
Finns det plats för AV -utrustningen och/eller tolksystemet, samt mötesdeltagare i lokalen?
- Tillbehör
Behöver du laserpekare?
Finns det ett behov av PowerPoint/Keynote-fjärrkontroller?
Finns det behov av talarstolar och eventuella scenmöbler/panelbord?
Behöver du blädderblock med block och markörer för mötessessioner?
Finns det ett behov av samtalstidshantering?
(Skärm som visar klockan som räknar ner från en given tidpunkt). Finns det behov av affischtavlor för utställningsytor?
- Tekniker och drift
Behöver du tekniker för att sätta upp, drifta och ta ner?
I hur många lokaler ska det finnas tekniker för drift?
Teletech kan hjälpa dig
I mer än 30 år har vi levererat utrustning och tolksystem för nationella och internationella möten, konferenser och evenemang.
Våra tekniker är välutbildade och ansvarar för installation och drift.
Har du frågor eller vill boka AV eller tolklösningar är du välkommen att kontakta oss idag på +45 4492 9800
Hyr AV utrustning & tolkningssystem
Teletech är en totalleverantör av AV och tolklösningar. Kontakta oss därför om du vill hyra AV utrustning eller en AV -lösning. Vi erbjuder bl.a.
Mikrofonsystem, livestreamingproduktion, platta skärmar, projektorer, skärmar, LED-väggar, ljus- och ljudutrustning, röstningssystem eller tolkningslösningar m.m.
Telefonnummer +4544929800